Jak poprowadzić spotkanie rady parafialnej?

POSZUKIWANIE ROZWIĄZAŃ W SYTUACJI KONFLIKTOWEJ W PARAFII

ZAPAMIĘTAJ: NIE KONFLIKT JEST ŹRÓDŁEM NIEPOROZUMIEŃ, ALE SPOSÓB JEGO ROZWIĄZANIA…

ANALIZA PROPOZYCJI WSPÓLNYCH ROZWIĄZAŃ – MODERACJA W GREMIACH KOŚCIELNYCH

Opr. Izabela Główka-Sokołowska

Jak skutecznie poprowadzić zebranie Rady Parafialnej i Zgromadzenia Parafialnego.

Jak rozważnie moderować spotkania i dyskusje na gruncie parafialnym.

Dobre spotkanie to takie, na którym udało się załatwić sprawę, dla której je zwołano. Cel wydaje się oczywisty, ale nie zawsze zostaje osiągnięty. Jak najlepiej przeprowadzić zebranie/spotkanie, jakich błędów uniknąć?

Kierowanie komunikacją w grupie jest umiejętnością, która odgrywa ważną rolę w społeczności parafialnej. Umiejętności te powinni posiadać zarówno duchowni, jak i świeccy współpracujący ze sobą w parafii. Moderacja spotkań na gruncie parafialnym jest wskazana, ponieważ kieruje wymianą informacji i opinii w taki sposób, aby osiągnąć założone cele. Moderacja zwiększa szansę na pozytywny przebieg spotkania/zebrania RP czy ZP.

Praktyka: w parafiach to księża najczęściej są prowadzącymi RP i ZP, nie możliwe jest więc zachowanie zasady moderacji -„ obiektywizmu co do treści”. Poniższe wskazówki łączą w sobie elementy zasad moderacji w czasie spotkań oraz zasady efektywnego prowadzenia zebrań.

Jak prowadzić zebranie Rady Parafialnej (RP) lub Zgromadzenia Parafialnego (ZP)?

Prowadzenie zebrań, w tym RP, ZP -zwłaszcza licznych – nie jest łatwym zadaniem. Często słychać narzekania i głosy zwątpienia dotyczące długich, nieefektywnych zebrań, spotkań. Zarzuty: monologi uczestników, zbyt długie, chaotycznie, bez konkretów albo za dużo informacji w zbyt krótki czasie, Ksiądz się spieszy, nie chce odpowiadać na pytania, członkowie RP albo uczestnicy ZP zadają „głupie pytania” itp.

Jak właściwie prowadzić zebranie tego typu, tak, aby wszyscy jego uczestnicy mieli przekonanie, że czas poświęcony na spotkanie nie był czasem zmarnowanym?

  • Po pierwsze – określ główny cel spotkania (cel nadrzędny wobec innych tematów i problemów).
  • Po drugie – stwórz realną listę wszystkich spraw, które powinny zostać załatwione podczas zebrania
    (w kolejności od sprawy najważniejszej do najmniej istotnej). Najlepiej stworzyć swój HARMONOGRAM. Niezależnie od przebiegu zebrania pamiętaj o priorytetach – czyli jakich tematów nie wolno pominąć?
  • Po trzecie – realistycznie trzeba określić czas zebrania. Jeśli z liczby spraw wynika, że powinniście siedzieć 2 godziny, to należy poinformować o tym uczestników spotkania. Nie ma nic gorszego niż nierealistyczne założenia: że spotkamy się na 45 minut i omówimy w tym czasie 10 tematów. Po czym albo trzeba w nieskończoność przedłużać zebranie (połowa osób nie może zostać, reszta zostaje bez quorum, niczego nie można przegłosować itd.) albo zebrani rozchodzą się, niewiele ustaliwszy.
  • Po czwarte – ustal zasady: kto prowadzi zebranie, kto protokołuje, czas wystąpień, lista obecności, tryb głosowania, itp. Przykładowe zasady to: kiedy ktoś mówi, reszta mu nie przerywa, (tematy niezwiązane ze spotkaniem są notowane i omawiane później,) prowadzący spotkanie udziela głosu, przestrzegamy czasu, nie krytykujemy opinii innych osób. Wyłączamy komórki, nie odpisujemy na maile- to rozprasza, wybija z rytmu pracy uczestników. Dodatkowo może być traktowane jako brak szacunku.
    Uwaga: wrzutki! W przypadku „wrzutek”, czyli tematów nieistotnych lub zastępczych, można zastosować jedną z technik moderowania spotkań, mianowicie tzw. parking. Na dużej kartce lub tablicy notujemy wszystkie kwestie, które są interesujące, ale ich omówienie zabiera czas przeznaczony na właściwe zagadnienie
  • Po piąte – pilnuj dyscypliny (tzn. przestrzegania ustalonych zasad). Jeśli na prowadzimy ZP ogłoś na początku, jakie są zasady zabierania głosu w czasie dyskusji i twardo je egzekwuj.

    Uwaga!
    Jeśli ktoś przychodzi tylko po to, aby nakrzyczeć na zebranych, nie chce wymiany zdań i po swoim gwałtownym monologu ma zamiar opuścić salę czy kościół należy twardo przystopować taką osobę – to jest zadanie moderatora. Można to zadanie scedować np. na kuratora.

  • Po szóste – pilnuj końcowych ustaleń. Wszystkie wnioski i zadania do realizacji powinny zostać dokładnie spisane. Warto wprowadzić zapisy kto jest za co odpowiedzialny (dane tej osoby, mail, telefon kom., termin załatwienia sprawy – warto to wszystko mieć w formie spisanej. Deklaracje słowne są trudno egzekwowalne.
  • Po siódme – pamiętaj o protokole. Ważne zebrania powinny, a posiedzenia RP i ZP muszą być protokołowane, szczególnie uważnie należy zapisywać poszczególne głosowania i ich wyniki. Po zakończonym zebraniu protokół powinien zostać przekazany i przyjęty przez wszystkich uczestników, aby potwierdzili jego zgodność ze stanem faktycznym.
  • Po ósme – pod koniec spotkania ustal termin następnego oraz podaj, co będzie jego głównym tematem. Poproś zebranych o zanotowanie terminu. Przed zbliżającym się zebraniem dopilnuj, aby przypomniano o nim wszystkim zainteresowanym.

Ważne zasady praktyczne dotyczące moderacji i prowadzenia spotkań RP , ZP oraz innych spotkań parafialnych:

  • Zastanów się dobrze nad terminem (nie w czasie godzin pracy, raczej nie w piątek, czy sobotę, wieczorem) oraz odpowiednim miejscem i atmosferą otoczenia.
  • Od tego, w jakich warunkach odbędzie się zebranie, w dużej mierze zależy jego przebieg i efekty. Najlepsze miejsce to takie, które jest odizolowane od miejsca pracy, ma dobre oświetlenie, dobrą wentylację i optymalną temperaturę. Przygotowując salę, kościół na spotkanie, należy upewnić się, że ma niezbędne wyposażenie techniczne np. mikrofon, rzutnik, przy dużej liczbie uczestników.
  • Jeśli chcemy zająć się jakimś tematem, w którym nie jesteśmy „mocni”, warto zaprosić specjalistę lub eksperta, który przedstawi daną kwestie np. na RP ma zostać zatwierdzona budowa elektrowni wiatrowej na gruntach parafialnych – warto zaprosić kogoś kto wyjaśni parafianom na czym to polega…
  • Im mniej osób na spotkaniu, tym lepiej. Mniej liczne spotkania są – zazwyczaj- bardziej efektywne. Jeśli masz wpływ na liczbę uczestników zebrania, ograniczaj ją, zamiast powiększać;
  • Jeśli zebranie jest liczne jak Zgromadzenie Parafialne, należy pamiętać o nagłośnieniu.
  • Siła komunikacji. Im lepsza komunikacja, tym większe wzajemne zrozumienie. Jeśli wcześniej wyjaśnisz zasady, znaczna liczba osób zastosuje się do nich.
  • Bądźmy wiarygodni i konsekwentni. Wiarygodność i wzajemne zaufanie między uczestnikami   zebrania/spotkania   oznaczają   większe   szanse   na   wypracowanie wspólnego stanowiska i „posuwanie się do przodu”.
  • Pamiętaj: uczestnicy zebrania często nie przestrzegają ustalonych zasad np. czasu wypowiedzi. Moderator musi pilnować zasad: „ dla każdego mniej więcej tyle samo czasu”.
  • Kontroluj czas. Jeśli jako proboszcz prowadzący spotkanie RP albo ZP powiedziałeś, że po twoim wystąpieniu będzie czas na pytania parafian, dotrzymaj słowa.
  • Zasady: Jeśli spodziewasz się burzliwej dyskusji na RP lub ZP, poinformuj wszystkich   zgromadzonych o zasadach obowiązujących w czasie spotkania,   np. 3 min wystąpienia.
  • Zmorą wszystkich spotkań są osoby, które mówią o wszystkim i o niczym. Czas płynie, a one nie są w stanie zadać pytania lub dojść do puenty. Reaguj na zbyt długie wywody.
  • Zakończenie spotkania: należy podziękować wszystkim za uczestnictwo, poświęcony czas i zaangażowanie.
  • Podczas zebrań RP oraz ZP proboszcz najczęściej jest moderatorem i uczestnikiem jednocześnie. Trzeba wtedy pamiętać o,
  • poproś kogoś o pomoc przy obsługiwaniu laptopa, nie rób tego sam
  • zwracaj uwagę na mikrofon i na to, aby każdy zabierający głos był dobrze słyszany
  • kontroluj mowę ciała oraz artykulację
  • jeśli to możliwe zaangażuj np. kuratora parafii jako moderatora.

Plan i organizacja! Rzeczy zaplanowane z reguły udają się lepiej niż chaos i „cudowny spontan”. Oczywiście, jeśli pracujemy z ludźmi, zawsze musimy założyć pewien margines nieprzewidywalności. Ważne jednak, aby mieć świadomość tego, co chcemy osiągnąć i konsekwentnie realizować wcześniejsze założenia.

 

Powrót do listy artykułów